Cộng thêm vào đó, Gmail cũng rất đơn giản cho sử dụng. Tối thiểu cũng là trên bề mặt sử dụng của nó. Mặc dù vậy, nhiều tính năng mạnh của Gmail vẫn chưa được người dùng khai thác đến. Do đó mà chúng tôi dành riêng một bài này để giới thiệu những tính năng nổi bật mà bạn có thể chưa khai thác hết về chúng.
Tìm hiểu về Gmail
Việc quản lý giao diện của Gmail quả thực rất đơn giản, thậm chí đơn giản cả với những ai chưa từng có nhiều kinh nghiệm trong việc sử dụng email. Tuy vậy nếu bạn đã quen sử dụng các chương trình email truyền thống như Outlook thì cũng vấn có một số thứ mà bạn có thể bỏ phí trong dịch của Google này.
Một thứ cần phải kể đến đầu tiên trong đó là các nhãn (label). Outlook, Thunderbird và thậm chí webmail của Yahoo vẫn sử dụng giao diện kiểu cây thư mục cũ, giao diện mà bạn có thể kéo các thư trong hộp thư vào một thư mục nào đó để phân loại và lưu trữ, tuy nhiên Gmail lại không sử dụng giao diện cũ đó mà thay vào đó là các nhãn. Về cơ bản chúng là các tag, giống như các tag được sử dụng bởi hầu hết các blog và mỗi một thư có thể có nhiều nhãn được gán. Nếu lưu trữ một thư, bạn có thể thấy được nó bằng cách kích vào nhãn được gán cho nó (hay bằng cách tìm kiếm). Outlook 2007 cũng cung cấp các hạng mục có mã màu cũng giống như các nhãn của Gmail, nhưng vẫn dựa chủ yếu vào cây thư mục.
Tuy nhiên, liệu các nhãn của Gmail có phải là giải pháp tốt hơn? Chúng có thể gây lộn xộn và chút bực dọc nếu bạn đã quen với việc kéo và thả các thư. Nếu sử dụng Gmail đầu tiên thì phương pháp “dán nhãn trước, lưu trữ sau” sẽ rất đơn giản. Theo cách đó bạn không cần lưu trữ các thư trong Gmail mà vẫn có thể thực hiện việc tìm kiếm nhanh và chính xác như bạn mong đợi ở Google.
Một khía cạnh khác có thể khó khăn hơn đó là conversations. Gmail sẽ nhóm các thư với cùng một dòng chủ đề, vì vậy các reply sẽ được so khớp với thư gốc. Nó cũng giống như các cuộc đàm luận (conversation) đã được xâu trong hầu hết các board thảo luận trực tuyến nào. Kích vào Expand All bên phía phải để xem toàn bộ một conversation từ khi bắt đầu tới kết thúc. Thậm chí bạn còn có thể chuyển tiếp toàn bộ cả một cuộc đàm luận như một thư.
Cũng có thể làm giả một conversations view trong Outlook (kích phải vào đầu của trường và chọn "Conversations" với tư cách là một tùy chọn tổ chức mới), trong Thunderbird (kích vào biểu tượng quả cầu ở phía trên góc trái trong danh sách thư).
Truy cập mọi nơi
Gmail được thiết kế để có thể xem trong trình duyệt web. Tuy nhiên, nó không bị hạn chế đối với bất kỳ trình duyệt nào. Bất cứ phần mềm e-mail client nào cũng đều có thể truy cập Gmail. Phương pháp đơn giản nhất: Chuyển tiếp các thư Gmail vào một địa chỉ khác đã được thiết lập trong Outlook hoặc Thunderbird (hoặc thậm chí với một dịch vụ webmail nào đó như Hotmail hay Yahoo). Điển hình hơn đó là việc sử dụng giao thức POP3, đây là giao thức được sử dụng cho hầu hết các tài khoản email đang tồn tại. Bạn có thể kích hoạt điều đó trong các thiết lập của Gmail – thậm chí còn có thể gửi các email đang tồn tại mà bạn lưu trong Gmail đến một phần mềm máy khách, không chỉ các thư mới, để thực hiện hành động backup toàn bộ. Gmail có cung cấp cả một hướng dẫn cụ thể về việc cấu hình hoàn tất cho POP client.
Bên cạnh đó Gmail còn hỗ trợ cả IMAP. Với IMAP, bất cứ thay đổi nào được thực hiện đối với các thư của Gmail trong phần mềm e-mail client của bạn đều được phản hồi trong Gmail trên web. Xóa một thư – thư đó sẽ biến mất khỏi tài khoản. Kéo một thư vào một thư mục, nó sẽ được lưu trữ và được gán nhãn bằng tên của thư mục đó. Với POP3, bạn sẽ cần phải xóa hoặc gán nhãn cho nó trên máy khách của mình, sau đó gán nhãn tiếp trên Gmail.
Có thể không cần phải vào Gmail trực tiếp nếu sử dụng iGoogle là trang chủ của mình. Cố nhiên, có Gmail widget sẵn ở đó; gồm có một Gmail widget thực hiện truy cập full-screen (tuy có một câu hỏi rằng tại sao bạn không thực hiện một kích chuột mở rộng để truy cập một cách đơn giản vào bản thân Gmail). Hãy thử tất cả; chúng hoàn toàn là miễn phí với bạn. Người dùng Yahoo Widget cũng sẽ thấy một Gmail reader với các bảng tóm tắt các thư gửi đến.
Truy cập Offline
Một mở rộng cho trình duyệt Gears của Google cho phép một số các dịch vụ web có thể truy cập off-line, nó cho phép bạn có thể truy cập Gmail trong trình duyệt của mình thậm chí khi không có kết nối Internet. Gears sẽ lưu các thư trên ổ cứng của bạn và cho phép bạn soạn thảo email để gửi khi kết nối được khôi phục. Nếu bạn cài đặt Gears trên nhiều máy tính, không hề vấn đề gì. Bất cứ thay đổi nào trong Gmail trên một máy tính nào đó sẽ được đồng bộ với tài khoản chính, sau đó đồng bộ với các máy tính khác.
Gears làm việc trong Firefox 1.5 hay IE6 hoặc gần đây. Khi bật tính năng nằm trong tab Labs trong phần Settings, bạn sẽ thấy một liên kết Offline ở phía trên của Gmail; hãy kích vào liên kết đó, khi đó một hộp thoại sẽ xuất hiện và yêu cầu bạn bảo đảm rằng mình hiện không sử dụng một máy tính công cộng. Nếu Gears đã được cài đặt, kích Next, đồng ý rằng bạn tin tưởng Gmail và kích Allow. (Nếu Gears chưa được cài đặt, khi đó nó sẽ cài đặt cho bạn. Liên kết sẽ không xuất hiện nếu trình duyệt không hỗ trợ Gears).
Bạn có thể phải đợi một chút trong quá trình cài đặt Gears – nó phải download tất cả các thư và các đính kèm của bạn. Tùy thuộc nếu bạn có rất nhiều thư hoặc các đính kèm, thời gian chờ đợi của bạn có thể sẽ lâu. Hãy bảo đảm có đủ không gian trên ổ cứng của mình (lưu trữ online có thể lên đến 7GB). Việc không phải lưu tất cả các thư Gmail của mình một cách nội bộ, điều đó sẽ rút bớt được không gian trống trong ổ đĩa cứng của bạn. Thiết lập phạm vi ngày và hạn chế chỉ cho các file gần đây nhất. Các thư tạp và spam sẽ không hiện hữu trong chế độ off-line.
Với những người có kết nối Internet chập chờn, kiểu không ổn định, Offline Gmail cung cấp một chế độ kết nối Flaky (Flaky Connection Mode). Tất cả sự đồng bộ dữ liệu đều diễn ra trong chế độ background bất cứ khi nào có thể, trong khi đó bạn vẫn thực hiện công việc của mình trên các copy nội bộ các thư mail; không thực sự là off-line nhưng khá gần như vậy. Sử dụng chế độ này khi đồng bộ Gmail lần đầu với ổ đĩa cứng của bạn để bạn vẫn có thể tiếp tục làm việc.
Kiểm tra trạng thái off-line hiện hành bằng cách sử dụng biểu tượng phía trên panel của Gmail. Một vòng tròn màu xanh lục với dấu tích có nghĩa rằng bạn đang online; màu xanh lục với vòng xoắn ốc có nghĩa bạn đang online và đang đồng bộ; màu xám có nghĩa trạng thái đang off-line; và xoắn xanh nước biển chỉ thị chế độ Flaky Connection Mode. Kích vào biểu tượng để hủy kích hoạt Offline Gmail bất cứ lúc nào. Bạn sẽ tìm thấy thêm các thiết lập trong tab Offline trong phần Settings.
Các theme cho năm mới
Liệu việc thay đổi diện mạo của giao diện Gmail có làm thay đổi cách bạn sử dụng nó? Không hẳn vậy. Tuy nhiên sự cá nhân hóa luôn mang tính “hot”. Bạn có thể chọn giữa cách thay đổi màu đơn giản hoặc các theme nâng cao tiêu biểu cho ảnh minh họa. Những lựa chọn ở đây đều có hạn chế, đặc biệt khi bạn so sánh chúng với những gì có sẵn trên iGoogle và không có tùy chọn nào để bạn có thể thay đổi theme một cách tự động mỗi ngày. Các theme của Gmail chỉ được hỗ trợ đầy đủ bởi một số trình duyệt web: Internet Explorer 7.0+, Firefox 2.0+, Safari 3.0+ và Google Chrome. Các trình duyệt khác sẽ không hiển thị tab Themes trong Settings.
Sẽ là quan trọng đối với việc thiết lập location của bạn theo các theme khi một trong số chúng thay đổi dựa theo nơi bạn ở và thời gian trong ngày.
Lọc các tìm kiếm trong Inbox
Rõ ràng khả năng tìm kiếm của Gmail khá tuyệt vời. Nếu bạn không dán nhãn các thư thì việc tìm những gì bạn cần cũng hoàn toàn dễ dàng. Tuy nhiên tại sao lại hạn chế bản thân bạn với một cách tìm kiếm như vậy?
Khi thực hiện một tìm kiếm trong Gmail, không sa lầy vào phần văn bản. Sử dụng các toán tử để thu hẹp phạm vi tìm kiếm xuống. Các toán tử ở đây gồm có from:, to:, subject:, label:, list: (cho các danh sách mail), filename: (cho các đính kèm nào đó) và các dấu trích dẫn để tìm một cụm từ cụ thể nào đó. Gmail Help có cung cấp cho các bạn một danh sách các toán tử hữu dụng tại đây.
Tất cả các thuật ngữ mà bạn tìm kiếm đều được nhóm mặc định với toán tử Boolean AND; nếu bạn cần tìm lại một trong các thuật ngữ đó, hãy đặt toán tử OR giữa chúng. Việc đặt các thuật ngữ trong các dấu ngoặc xoắn như {from:eric subject:hashtags} cũng gần giống như toán tử OR. Sau đó bạn có thể cặp một tập nào đó với các thuật ngữ được yêu cầu trong tìm kiếm. Tương tự như vậy, các thuật ngữ tìm kiếm sẽ được bọc trong các dấu ngoặc đơn bị có tác dụng như sử dụng toán tử AND. Chính vì vậy bạn có thể thực thi các tìm kiếm phức tạp trong inbox của mình như sau:
(to: (Dan Jeremy Lance) subject: {hashtags twitter})
Nội dung trên là tìm kiếm tất cả các thư đến Dan, Lance và Jeremy có "hashtags" hoặc "twitter" trong dòng chủ đề.
Các bộ lọc Filter có thể thay đổi các thư khi chúng đến (như các Rule thực hiện trong Outlook). Thay đổi chủ yếu là việc sử dụng các nhãn dựa trên tiêu chuẩn mà bạn thiết lập. Bạn cũng có thể lọc các hạng mục để đánh dấu chúng bằng màu đỏ, được lưu trữ (có nghĩa chúng sẽ được move khỏi inbox của bạn), xóa hoặc chuyển tiếp đến các địa chỉ khác dựa trên người gửi thư, dòng chủ đề, hoặc bất cứ từ nào có hoặc không có trong phần thân của thư. Sử dụng dấu ngoặc đơn (hoặc toán tử AND) hoặc dấu ngoặc xoắn (hoặc toán tử OR) theo tiêu chuẩn lọc của bạn.
Các toán tử Boolean khác mà bạn có thể sử dụng: dấu (-) trước thứ gì đó bạn không muốn hiển thị trong search/filter ( chẳng hạn như -from:Jeremy để tránh tất cả các email đến từ người có tên Jeremy, hoặc -from:*@pcmag.com nhằm tránh các thư đến từ PCMag.com. Đặt nhiều tên miền theo cách đó trong các dấu ngoặc xoắn và chúng sẽ được bỏ qua.
Một tìm kiếm trong Gmail gồm có lưu trữ, vì vậy không có lý do nào không sử dụng các bộ lọc và các nhãn để giữ gọn gàng inbox.
Các dấu chấm và dấu cộng trong phần địa chỉ
Khi Gmail nhận như, nó sẽ bỏ qua các dấu chấm mở rộng được chèn vào trong phần đầu của địa chỉ. Điều đó có nghĩa rằng youraddress@gmail.com cũng tương tự như your.address@gmail.com và hay thậm chí cả y.o.u.r.address@gmail.com và your......address@gmail.com.
Thêm vào đó bạn còn có thể gắn thêm các từ vào địa chỉ Gmail, chẳng hạn như : youraddress+comics@gmail.com hoặc youraddress+news@gmail.com. Và có thể kết hợp các dấu chấm và dấu cộng nếu bạn muốn: ví dụ như your.addr.ess+superstar@gmail.com.
Tại sao các bí danh tùy chỉnh này lại hữu dụng? Lý do ở đây là chúng tạo sự đơn giản trong việc lọc các thư khi chúng đến hòm thư của bạn. Cho phép bạn thiết lập các kiểu riêng biệt dành cho những nhóm đối tượng khác nhau, chẳng hạn như kiểu địa chỉ dành cho bạn bè, kiểu địa chỉ dành cho đồng nghiệp. Gắn thêm +spam khi bạn đăng ký một dịch vụ mà bạn lo ngại có thể gửi cùng với tên của mình, sau đó lọc ra bất cứ thư nào đã được gửi tới địa chỉ đó.
Tốt nhất, hãy đăng ký và gắn thêm tên dịch vụ mà bạn đang sử dụng (chẳng hạn như youraddress+xxx@gmail.com) – khi đó bạn có thể thông báo thời điểm nó được pass kèm với. Điều đó tạo sự đơn giản khi bạn phải đăng nhập bằng địa chỉ của mình dưới dạng một username.
Rõ ràng không phải tất cả các dịch vụ đều cho phép bạn đặt vào dấu cộng trong phần địa chỉ email của mình, chính vì vậy kỹ thuật này cũng có thể không làm việc.
Một bí danh khác mà bạn có thể sử dụng: tên miền của gmail.com và googlemail.com đều mang tính hoán đổi. youraddress@googlemail.com cũng tương tự như Gmail trong tất cả các ví dụ ở trên. Và cũng sẽ sử dụng các nguyên tắc bí danh tương tự ở trên.
Đính kèm
Một số dịch vụ có cắt xén kích thước của các file đính kèm khá nhiều. Tuy nhiên về mặt này thì Gmail lại khá hào phóng, cho phép các file gộp lại có thể lên đến 20MB.
Vì Gmail là một dịch vụ webmail nên các đính kèm cần phải được upload vào site Gmail trước khi bạn gửi chúng. Nếu một đính kèm nào đó lớn, hãy đính kèm nó trước khi bạn bắt đầu viết thư của mình. Cách khác bạn có thể phải đợi để gửi thư của mình trong khi file đó upload. Để tìm kiếm các thư có các đính kèm, cả đã nhận lẫn đã gửi, sử dụng toán tử has:attachment. Add thêm toán tử filename: để tìm kiếm các tên cụ thể. Bên cạnh đó nó cũng có thể tìm kiếm trong cả phần nội dung của các đính kèm dạng văn bản.
Có thể gửi cho ai đó một file thực thi, giống như file có đuôi .exe? Hoàn toàn không thể. Tương tự như vậy bạn cũng không thể gửi đi các đuôi mở rộng .bat, .com, .dll và .ocx. Gmail sẽ không cho phép bạn gửi đi các kiểu đuôi đó vì những đuôi thực thi này rất dễ liên quan đến việc lây lan malware. Trong thực tế, Gmail thường tự động kiểm tra các đính kèm về virus như một thủ tục hoạt động chuẩn – bạn không thể hủy tích cực hành động quét này. Cũng vậy, bạn cũng không thể ẩn các file thực thi trong một file nén nào đó; Gmail sẽ giám sát chặt chẽ các nội dung bên trong các đính kèm.
Mặc dù vậy có một cách giải quyết khác để gửi đi các file thực thi: Thay đổi tên file và nói cho người mà bạn sẽ gửi thư đến biết đuôi của nó để thay đổi lại. Có thể bạn sẽ cảm thấy bực mình đôi chút vì Gmail sẽ upload toàn bộ file trước khi nó cảnh báo cho bạn biết rằng sẽ không gửi đi những file thực thi đó cho bạn. Để tiết kiệm thời gian, hãy thay đổi tên của chúng trước.
Không gian lưu trữ
Người dùng Gmail có thể sử dụng không không gian lên đến 7,318MB (hay 7.14GB) để lưu thư, cộng các đính kèm. Bạn có thể xem số GB được chia phần cho mình ở phần dưới của trang Gmail. Vào trang Basic Storage, bạn sẽ thấy được rằng Google tuyên bố cung cấp lên đến 7.69GB, cộng với 1GB cho lưu trữ Picasa Web Albums.
Đó là toàn bộ không gian bạn có thể sử dụng miễn phí.
Trong trường hợp muốn có dung lượng lớn hơn, bạn phải trả phí theo mỗi một mức. Chẳng hạn như 10GB giá khoảng 20$, 40GB có giá khoảng 75$, lên đến 400GB là 500$ mỗi năm.
Google đã khởi chạy Google Drive cho việc lưu trữ trực tuyến, tuy nhiên bạn có thể làm việc với nó nếu sử dụng Firefox là trình duyệt chính của mình. Cài đặt Gspace add-on để truy cập tức thời vào không gian mở rộng trong tài khoản Gmail thông qua giao diện FTP-esque trong trình duyệt. Nó làm việc trên Firefox cho Windows, Mac và Linux; Gspace cũng có thể truy cập nhiều tài khoản Gmail (không kết hợp lưu trữ nhiều tài khoản).
Tạo một bộ lọc trong Gmail để lưu trữ mọi thứ bạn upload thông qua Gspace; bằng không các file này sẽ xuất hiện trong hòm thư và làm xáo trộn mọi thứ. Lọc dòng subject:d$, khi các ký tự này xuất hiện trong filename của bất cứ thứ gì bạn upload thông qua Gspace. Hãy thiết lập bộ lọc bỏ qua hộp thư "Skip the inbox" mục đích để các file sẽ được lưu trữ khi đã được upload.
Lưu ý rằng khi Google tạo ra những thay đổi nào đó đối với Gmail, các sản phẩm như Gspace cũng bị phá hủy và trở thành vô dụng. Chính vì vậy không nên coi đây giải pháp cho việc backup các file quan trọng của bạn.
Thông báo
Gmail trang bị cho người dùng để họ có thể giữ dịch vụ mở trên một tab của trình duyệt 24/7 và luôn biết khi nào một thư mới đến. Mặc dù vậy, những người dùng nào đó lại đôi khi thích đăng nhập ẩn vào một thứ gì đó mới. Chính vì vậy mới cần có xuất hiện nhiều bộ thông báo.
- Gmail Notifier. Ứng dụng chính thức từ Google cho việc thông báo cho bạn có thư mới chạy trong Windows 2000 và XP và trên Mac OS.
- Notifier2. Ứng dụng Windows này thông báo cho bạn biết về email từ nhiều dịch vụ, chẳng hạn như Gmail, Hotmail, RocketMail và Yahoo.
- KCheckGmail. Người dùng Linux với giao diện KDE có thể sẽ thấy một thư mới bằng một đoạn trích nhỏ cắt ra thông qua công cụ KcheckGmail.
- Gmail Notifier for Firefox. Đặt biểu tượng Gmail trong thanh bar trạng thái của Firefox để mách bạn những gì được gửi đến.
- Widgets. Tìm kiếm trong các trang Apple, Google, và Yahoo Apple gizmo/gadget/widget bạn có thể thấy được nhiều bộ thông báo sử dụng trên desktop. Người dùng Vista đang bỏ quên có thể thử Gmail Counter cho Vista Sidebar.
- Gmail for Trillian. Như tên ngụ ý của nó, người dùng của Trillian có thể sử dụng dịch vụ này để thấy được những gì mới.
Bất cứ ai đang sử dụng Google Talk client software cho tin nhắn tức thì – thậm chí với Windows Vista – cũng đều thấy được thông báo Gmail mới thông qua biểu tượng Gtalk.
Sử dụng nhiều tài khoản trong một
Không có gì ngăn cản việc bạn có nhiều tài khoản Gmail. Việc có nhiều tài khoản hoàn toàn hữu ích nếu bạn sử dụng hết không gian lưu trữ hoặc chỉ đơn giản muốn phân biệt công việc và gia đình. Tuy nhiên bạn lại có thể liên kết các tài khoản này với nhau. Có thể liên kết chúng kể cả với các tài khoản không phải của Gmail, vì vậy Gmail có thể trở thành một hub chính cho sự truyền thông của bạn.
Trong phần Cài đặt (Settings) của tài khoản Gmail chính, bạn hãy vào tab Accounts. Bạn có thể chọn gửi reply từ tài khoản khác hay nhận thư từ tài khoản khác hoặc từ tài khoản Gmail chính. Lựa chọn sau đó sẽ đi đến hợp nhất các tài khoản của bạn thành một, nếu đó là những gì bạn thích. Khi bạn kích vào liên kết "Add a mail account you own", một hộp thoại đơn giản sẽ xuất hiện và hỏi về địa chỉ email. Bạn sẽ nhận được một thông báo thẩm định tại địa chỉ đó bằng một liên kết cần phải kích vào đó trước khi có thể gửi các thư từ các tài khoản Gmail của bạn với tư các địa chỉ đó. (Google không muốn bạn giả mạo các tài khoản không khiểm soát).
Lúc này bạn có thể gửi các thư từ Gmail cứ như bạn đang gửi từ một tài khoản email thứ hai. Tuy nhiên cách nhận các thư được gửi đến nó trong Gmail như thế nào?
Nếu tài khoản thứ hai cũng là Gmail thì hoàn toàn đơn giản: Bạn chỉ cần vào tab “chuyển tiếp và POP/IMAP” (Forwarding and POP/IMAP) của tài khoản và chuyển tiếp mọi thứ mà nó nhận vào Gmail chính của bạn. Lưu trữ hoặc hóa các thư trong tài khoản thứ hai, đó cũng là vấn đề cần bàn. Quay trở lại tài khoản chính, tạo một bộ lọc để dán nhãn các thư từ tài khoản thứ hai sao cho bạn thấy phù hợp, theo cách đó bạn có thể nhanh chóng phân biệt nơi chúng được gửi đến.
Nếu địa chỉ thứ hai đến từ một nhà cung cấp hỗ trợ email POP3 thì Gmail cũng có thể import các thư bằng cách sử dụng Mail Fetcher. Bạn sẽ tìm thấy tính năng này trong tab Tài khoản (Accounts) trong mục Cài đặt (Settings) của Gmail. Đây sẽ là một cách hiệu quả đối với việc sử dụng Gmail khi email công việc của bạn.
Nếu bạn sở hữu một tên miền riêng cho địa chỉ email thứ hai, Web hosting của bạn có thể có một panel điều khiển để có thể chuyển tiếp các email gửi đến vào Gmail của bạn. Mặc dù vậy có thể không phải lúc nào cũng đáng giá, cho ví dụ, để chuyển tiếp thư từ Yahoo Mail, bạn cần nâng cấp lên Yahoo Mail Plus với chi phí 19,99$ mỗi năm. Để truy cập vào nhiều tài khoản Gmail được duy trì một cách riêng biệt, một mở rộng của Firefox có tên Gmail Manager— có thể cho phép bạn chuyển tới và lui giữa chúng mà không cần nhập lại liên tục username và password.
Cần phải nhớ tài khoản Gmail thứ hai nếu bạn gần đến giới hạn không gian cho phép. Tối thiểu nhất, tài khoản thứ hai có thể là một cách tốt để lọc tất cả các thư với các đính kèm quá khổ mà bạn không thể xóa.
(Theo Quản trị mạng)
No comments:
Post a Comment